4 étapes clés pour choisir le bon logiciel de gestion pour votre PME

Choisir un logiciel de gestion (ERP, CRM, MRP, etc.) est une décision stratégique sur le long terme. C’est un investissement qui va supporter vos opérations, améliorer votre productivité globale et soutenir durablement la croissance de votre entreprise.

Mais ce choix ne doit pas être basé sur l’intuition, sur les conseils de votre fournisseur ou de votre dernière recrue, ni sur ce que fait votre voisin entrepreneur. Le bon outil est celui qui correspond à vos objectifs d’affaires, à votre stratégie et à vos processus améliorés. Il faut adopter une démarche structurée, rigoureuse, et surtout, alignée avec vos priorités.

Voici la méthode en quatre étapes, qui nous permet d’accompagner nos clients pour faire un choix éclairé, efficace et porteur de résultats.

Étape 1 : Diagnostic — Comprendre en profondeur vos opérations

Avant de parler de logiciel, il faut d’abord parler de vous. La première étape consiste à cartographier vos opérations et à identifier avec précision les éléments qui freinent votre performance.

Comment procéder ?

• Faire un audit sur site, en rencontrant les employés clés un par un.

• Cartographier les processus, de la soumission à la facturation, pour comprendre ce qui fonctionne, ce qui ralentit, et ce qui peut évoluer.

• Évaluer l’infrastructure numérique en place avec les outils existant et comment ils communiquent éventuellement entre eux. Le stockage et le partage des fichiers est également à identifier.

• Collecter des chiffres réels, et donc mesurés (exemple : heures passées chaque semaine à faire telle tâche, nombre d’erreurs d’expédition par semaine…), des tâches improductives et pour lesquelles des améliorations organisationnelles ou technologiques existent.

  
  

Ce que cela met en lumière :

• Les goulots d’étranglement et les tâches répétitives à faible valeur ajoutée.

• Les pertes de temps et les opportunités manquées : ventes non conclues, production non exploitée, erreurs de traitement…

• Les parties prenantes impliquées dans les processus et les risques stratégiques, notamment en cas de croissance, de roulement de personnel ou de changement technologique.

• Le montant annuel de vos « gaspillages » pour une prise de conscience et pour relativiser le montant d’investissement pour acquérir les bons outils. Oui implanter un ERP peux sembler couteux, mais la vraie question est : en combien de temps l’aurez-vous amorti ?

  
  

Projetez vous ensuite dans les trois scénarios d’impact qui se présentent à vous :

1. Ne rien faire : les conséquences à court et moyen terme.

2. Implanter un logiciel sans optimiser vos processus : les risques d’échec ou de perte d’efficacité.

3. Optimiser vos processus et implanter un ou des outils adaptés : les gains attendus.

Livrable : Un rapport de diagnostic clair et chiffré, avec carte des processus, enjeux clés et matrice des risques.

Étape 2 : Plan numérique — Définir vos priorités et les leviers d’optimisation

Une fois les enjeux identifiés, il est temps de structurer votre feuille de route numérique.

Le plan numérique permet de :

• Identifier les optimisations de processus qui peuvent être faites avant, pendant ou après l’implantation d’un outil.

• Prioriser les projets selon votre capacité à les mener à bien et leur impact sur vos objectifs d’affaires.

• Estimer les gains potentiels (temps, productivité, qualité, satisfaction client) en reprenant les postes de gaspillages actuels, pour connaitre votre capacité d’investissement dans vos outils numériques.

• Identifier les indicateurs de performance pour chaque département. Ils seront indispensables pour mesurer le succès de vos changements. Attention, ils doivent être « SMART » (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Pertinent, Temps). Vous devez donc pouvoir le mesurer régulièrement avant, pendant et après le projet. Par exemple : délai d’envoi d’une soumission, aujourd’hui = 48h, objectif à 3 mois après implantation de nouveaux processus et d’un CRM = 2h.

Ce que contient le plan numérique :

• Une carte des améliorations possibles, par département ou par processus.

• Des recommandations ciblées, alignées avec vos priorités stratégiques.

• Des indicateurs de performance (KPI) pour suivre l’évolution et mesurer les résultats du projet.

• Une première suggestion d’outils ou de catégories de solutions qui répondraient à vos besoins (sans encore choisir un fournisseur).

• Une estimation concrète des gains attendus

L’objectif ici est de bâtir une vision claire et partagée de votre transformation numérique.

Livrable : Un plan d’action priorisé, avec cartographie, estimations chiffrées et premiers repères technologiques.

Étape 3 : Demande de proposition — Formaliser vos besoins et lancer le processus de sélection

Une fois votre plan numérique établi, vient l’étape de la demande de proposition (DDP) est le document de référence pour consulter des fournisseurs de solutions. Il contient un rapport qui présente l’entreprise et son besoin, la méthode de sélection de fournisseur et une grille des requis fonctionnels et techniques (RFP).

Pourquoi c’est essentiel :

• Il clarifie votre contexte, vos objectifs et vos critères de sélection.

• Il permet de comparer les propositions sur des bases tangibles, en évitant les effets de mode ou les présentations séduisantes mais peu adaptées.

  
  

Le cahier des charges contient :

• La situation actuelle, vos processus, vos contraintes et vos systèmes existants.

• Les fonctionnalités attendues par module ou par département.

• Les contraintes techniques : intégration, cybersécurité, architecture.

• Le niveau de service attendu (support, SLA, évolutivité, formation…).

• Une estimation du nombre d’usagers par département et par site si besoin (pour vous faire une soumission adaptée).

• Une grille fonctionnelle à remplir par les fournisseurs qui contient vos besoins précis avec un niveau d’importance comme « indispensable », « important », « optionnel ». Le fournisseur devra la compléter et indiquer pour chaque requis son niveau de réponse.

Ce document sert de base pour que les fournisseurs se positionnent et fassent une offre de service.

Livrable : Un dossier de demande de proposition complet, prêt à être envoyé aux fournisseurs pertinents.

Étape 4 : Sélection de fournisseur — Choisir l’outil et l’intégrateur qui vous correspond

Vous avez reçu des réponses ? Il est temps de passer à la sélection structurée de votre futur outil.

Cette phase demande rigueur et implication.

Actions à mener :

• Rechercher des solutions qui correspondent. Attention aux recherches internet, restez vigilants : tous les sites internet de logiciels sont là pour vendre, il faut rester fixer sur vos requis. Y compris avec un outil d’IA qui prend ses sources sur internet. Pour un ERP, vous pouvez solliciter 4 à 7 fournisseurs. Pour un CRM ou autre outil spécialisé, 2 à 4 peuvent suffire.

• Envoyer et faire le suivi des demandes de proposition.

• Collecter et traiter les réponses selon les critères de la DDP. Après cette phase, il devrait vous rester 3 à 5 fournisseurs

• Planifier et organiser des démonstrations. Prévoyez 4h pour un ERP, (durée à adapter pour un CRM ou autre outil spécialisé). Veillez à regrouper les démos le plus possible, y compris pour des démos longues. Habituellement nous en proposons au moins 2 par semaine pour un ERP, et plusieurs regroupés la même journée pour un outil spécialisé.

• Préparer des scénarii d’utilisation concrets, pour observer comment chaque outil répond à vos réalités. N’hésitez pas à raconter pas à pas votre processus (de soumission par exemple) si votre métier requiert un procédé particulier. Donnez aussi des données anonymisées pour que la démo soit plus réaliste.

• Créer une grille de notation basée selon vos attentes et scenarii éventuels, puis partagée aux participants internes pour une évaluation objective et comparée. Il sera important ici d’évaluer l’outil aussi bien que l’intégrateur car ce sera une part importante du succès du projet. (ex : expérience de votre métier, capacité d’écoute, plan de match pour implanter, fit naturel…)

• L’analyse des résultats, la shortlist finale : 1 ou 2 fournisseurs

• Organisation éventuellement une deuxième démonstration. Au terme de la première démo, il peut parfois être nécessaire d’en organiser une seconde, plus spécifique, avec des scenarii précis que vous aurez rédigés et que les fournisseurs devront suivre pour faciliter les comparaisons.

• Demandez 2 ou 3 références à chacun pour contacter leur client dans le même secteur et/ou avec les mêmes enjeux. Préparez vos questions et comparez les résultats.

Livrables : Grilles de scoring requis et démonstration(s)

Nos conseils :

• Restez vigilants à tenir un calendrier serré entre chaque étape et que toutes les parties prenantes soient bien présentes à chaque rencontre et chaque démo sinon c’est de l’efficacité et du temps perdu pour tous

• Soyez réaliste et pragmatique : l’outil parfait n’existe pas. Ce qui compte, c’est l’outil qui fera vraiment une différence pour vous.

  • Ne vous laissez pas submerger par les fonctionnalités gadgets.

  • Impliquez vos équipes tôt pour favoriser l’adoption.

  • Privilégiez les gains concrets et mesurables.

Pourquoi se faire accompagner ?

• Le temps : de notre expérience, cela demande entre 160 et 200 heures, rien que pour la personne qui a la charge de coordonner ces 4 étapes.

• Un regard externe : surtout pour les phases de diagnostic et les recommandations

• Bénéficier de l’expérience d’un professionnel et du réseau de contacts chez les fournisseurs pertinents

  
  

Avec COGITEOS, vous bénéficiez :

• D’une vision neutre et indépendante des fournisseurs,

• D’une expertise en transformation numérique, centrée sur la réalité des PME québécoises,

• D’une méthodologie éprouvée, de l’audit initial à la signature du contrat.

• Et surtout : nous ne décidons pas à votre place. Nous vous éclairons, vous conseillons, mais c’est vous qui choisissez la solution la plus adaptée à votre culture et à vos ambitions.

Prêt à structurer votre projet ?

Vous êtes en réflexion ? Vous avez déjà lancé des démarches et souhaitez sécuriser vos choix ?

Contactez-nous pour un accompagnement sur mesure.

Un bon diagnostic, un plan bien pensé et un processus de sélection rigoureux font toute la différence.