Faire appel à un chargé de projet externe : le meilleur moyen de réussir votre implantation ERP !
- Ludovic Bianciotto
- 16 juin
- 6 min de lecture
Dernière mise à jour : 19 juin
L’implantation de toute solution informatique (ERP, MES, CRM, IA…) représente un enjeu de taille pour une PME. Nous avons choisi de parler ici de l’importance et des risques associés à l’implantation d’un ERP (Enterprise Resource Planning), pour une entreprise qui souhaite optimiser ses processus d’affaires et améliorer son efficacité globale. Pourtant, les chiffres concernant les projets ERP sont alarmants :
90% sont livrés en retard
67 % ne donnent pas les résultats attendus
Alors, comment maximiser vos chances de succès ? Faire appel à un chargé de projet externe peut être un véritable atout stratégique. Découvrez pourquoi cet accompagnement peut faire toute la différence.
Les défis d'implanter un ERP en PME
L’implantation ou intégration d’un ERP dans une organisation ne se résume pas à installer un logiciel et à former des usagers en pensant que tout va bien aller. Il s’agit d’un projet complexe et structurant qui touche l’ensemble des processus, et donc des départements de l’entreprise. Voici les principales causes d’échec observées dans les PME :
Choix d’une solution mal adaptée : Un ERP non aligné avec les besoins de l’entreprise peut entraîner une perte d’efficacité et créer des frustrations, voir un rejet de la part des usagers. Trop souvent le choix se base sur des recommandations de personnes hors contexte de la réalité de l’entreprise, sans réel processus de sélection. Il est important que lorsque c’est possible, la version « Vanille » d’un ERP puisse intégrer à plus de 80% les processus optimisés et les requis fonctionnels du client.
Manque d’engagement de la Direction : Un ERP est un choix stratégique et un levier de croissance pour une entreprise. Il doit être LA priorité des prochains mois pour votre PME. Le temps requis par les équipes doit donc être anticipé et organisé. La Direction et les gestionnaires doivent parler d’une seule voix et toujours soutenir le projet, même dans les moments plus difficiles.
Manque de ressources internes : Les équipes opérationnelles sont déjà à 100% et ont de la difficulté à se libérer du temps pour contribuer à l’implantation du ou des modules qui les concernent directement en plus de leurs tâches quotidiennes (exemple : comptabilité, ventes …).
Absence de compétences en gestion de projet technologique : piloter un projet d’implantation nécessite du temps, mais aussi une méthodologie rigoureuse mêlant gestion de projet, connaissances technologiques et gestion du changement. Le confier à un employé déjà très occupé et dont ce n’est pas le métier est un pari risqué qui peut couter cher en dollars (retards, erreurs) et en épuisement des équipes.
Évolutions mal anticipées : Les besoins peuvent évoluer en cours d’implantation, rendant le projet plus complexe. Il faut être capable de les identifier et de réagir rapidement. C’est là que la qualité de gestion de projet fera toute la différence.
Résistance au changement : Si les équipes ne sont pas préparées, l’adoption du nouvel outil peut être laborieuse. Un projet d’implantation logiciel, c’est 80% d’humain. Ne sous-estimez pas le risque d’échec (exemples : retard du lancement, mauvaise ou non utilisation de l’outil, poursuite des anciennes habitudes …)
Malgré ces obstacles, l’intégration d’un ERP reste une opportunité stratégique pour supporter votre croissance. Il est donc crucial de s’entourer des bonnes compétences dès le départ.
Chargé de projet externe : à quoi ça sert ?
Une expertise adaptée à votre entreprise
Un chargé de projet apporte une vision stratégique et opérationnelle, basée sur son expérience dans des projets similaires et la compréhension rapide de vos processus d’affaires. C’est un facilitateur, capable de traduire les besoins métiers en exigences techniques et d’accélérer la mise en œuvre du projet.
Il vous aide à :
Définir un planning réaliste en lien avec l’intégrateur ERP, en tenant compte des contraintes internes.
Anticiper les obstacles pour éviter les retards et dépassements de budget.
Assurer une liaison fluide entre vos équipes internes et l’intégrateur.
Un regard externe pour une meilleure prise de décision
Les décisions liées à l’implantation d’un ERP ne doivent pas être biaisées par des habitudes internes ou des résistances au changement. Le chargé de projet externe est là pour :
Tenir le rythme. Il va s’assurer de tenir le calendrier des livraisons en étroite collaboration avec l’intégrateur. Il sera aussi le lien avec la Direction pour tenir informé de l’avancement et communiquer les victoires et les défis en toute transparences.
Garantir la consolidation des nouveaux processus. Il s’assure de ne pas retomber dans les anciens patterns.
Challenger les décisions qui amèneraient à développer des fonctionnalités additionnelles (customs). En tant que garant des couts et des délais, il s’assurera de conserver le logiciel le plus « Vanille » possible (avec un minimum de développements spécifiques) afin de livrer un produit final permettant de réaliser les objectifs attendus
Arbitrer sur les priorités, en s’assurant que le projet reste aligné avec vos objectifs d’affaires. Il va s’assurer de livrer ce qui est nécessaire.
Un accompagnement dans la gestion du changement
L’implantation d’un ERP ne se limite pas à l’installation du logiciel : c’est une transformation en profondeur des méthodes de travail. Un ERP ne sera efficace que si les utilisateurs l’adoptent pleinement. C’est pourquoi la gestion du changement est un facteur clé de succès. Le chargé de projet joue un rôle clé dans la réussite de cette transition car il va :
S’assurer d’impliquer les équipes dès le début et à chaque étape clé du projet, pour éviter les résistances.
Communiquer sur l’avancement de l’implantation pour maintenir l’engagement.
Démontrer les gains en s’appuyant sur des indicateurs (KPIs).
S’assurer de l’adoption de l’outil par les employés en lien avec l’intégrateur qui, lui, assure la formation.
Assurer une livraison progressive, en limitant les perturbations dans les opérations quotidiennes.
Un projet ERP ne se résume pas à une question technique
Trop souvent, l’implantation d’un ERP est abordée comme un simple projet informatique. Or, il s’agit avant tout d’une transformation organisationnelle. Le rôle du chargé de projet est de s’assurer que :
L’ERP améliore réellement les performances et ne soit pas juste un "outil de plus"
Les nouveaux processus internes soient consolidés et automatisés, et non simplement "numérisés".
L’implantation respecte les délais et le budget, en gardant un cap clair.
Comment bien choisir son chargé de projet externe?
Le choix de votre partenaire est un facteur clé du succès de votre projet ERP ou de votre transformation numérique. Pour maximiser vos chances, voici les critères essentiels à considérer :
Compatibilité humaine : Vous allez collaborer étroitement pendant plusieurs mois. Un bon chargé de projet doit instaurer une relation de confiance, favoriser des échanges honnêtes et être capable de vous challenger pour atteindre vos objectifs d’affaires. Vos gestionnaires doivent avoir un bon « fit » avec lui !
Compréhension de votre réalité : Au-delà de la connaissance sectorielle, il doit saisir les enjeux spécifiques de votre entreprise pour adapter ses recommandations et parler en votre nom avec l’intégrateur d’ERP. Il sera d’autant plus un atout s’il vous a accompagné dans les étapes de diagnostic et de sélection de fournisseur.
Capacité à vulgariser : Un chargé de projet doit savoir expliquer clairement les concepts techniques et s’adapter à tous ses interlocuteurs, de la direction aux équipes opérationnelles. Il est souvent plus simple à un conseiller externe de dire certaines choses à vos employés, sans créer de conflit ou frustration.
Approche centrée sur vos processus d’affaires : Il doit prioriser des bénéfices concrets et rapides pour votre entreprise, en vous guidant dans les prises de décision, soit en modifiant votre façon de faire ; soit en adaptant les règles d’affaires de l’ERP.
Vision claire et plan d’action structuré : Un plan détaillé mis en œuvre avec l’intégrateur de l’ERP (livrables définis, modes de suivi, indicateurs), est indispensable. Même si un projet comporte toujours des imprévus auxquels il faudra s'adapter, un bon plan initial vous assure de comprendre où le chargé de projet vous emmène et comment y parvenir. La méthodologie « Agile » est recommandée pour garantir à la fois un rythme régulier et adapté, l’engagement des équipes et la cohérence des livrables.
Prenez le temps de bien sélectionner votre partenaire : c’est un investissement stratégique qui influencera durablement la croissance et la compétitivité de votre entreprise.
Mettez toutes les chances de votre côté !
Un ERP bien implanté peut révolutionner le fonctionnement de votre entreprise, réduire les coûts, améliorer la productivité et offrir une vision claire sur votre activité. Mais réussir un tel projet sans expertise externe est un défi risqué.
Un chargé de projet externe vous aide à structurer votre projet, éviter les erreurs et assurer une transition fluide.
Il garantit que l’ERP apporte une vraie valeur ajoutée et ne soit pas seulement un outil "imposé" aux équipes.
Ne laissez pas votre projet ERP au hasard. Entourez vous des bonnes compétences et transformez cette initiative en succès durable !
